Kontext:
Die Aufbewahrungspflicht von Unterlagen für den Fall der Überprüfung durch die Finanzverwaltung trifft sämtliche Unternehmen vom Kleingewerbe bis zum Großkonzern. Mit zunehmender Komplexität steigen die Anforderungen an eine effiziente und rechtssichere Aufbewahrung von Papierdokumenten in elektronischer Form sowie von originär elektronischen Belegen wie etwa Emails.
Inhalt:
Das Handbuch Steuersicher archivieren ist in elf Kapitel gegliedert. Nach einer kurzen Einleitung zum Aufbau des Buchs greift Kapitel zwei den rechtlichen Hintergrund der Aufbewahrung, die Grundsätze zur Bestimmung der steuerrelevanten Daten sowie die Frage nach der maschinellen Auswertbarkeit auf.
Kapitel drei erläutert die grundsätzlichen Aspekte der elektronischen Archivierung. Es geht um die Abgrenzung der Archivierung von einem Backup, die Umsetzung der Anforderungen nach den GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) sowie die Sicherstellung der Unveränderlichkeit am Beispiel folgender verschiedener Verfahren: WORM-Jukeboxen oder WORM–Festplattensysteme, ECM-Software, etc.
Mit Kapitel vier wird der Anwendungsfall des Scannens von Papierdokumenten dargestellt. Es geht dabei um Archivierungsformate und Qualitätssicherungen auf der einen Seite, aber auch um einzelne Aspekte wie das Scannen in Farbe oder die Erfassung von Dokumentenrückseiten. Von großer Praxisrelevanz sind die Ausführungen zur Vernichtung der gescannten Originalbelege.
Kapitel fünf enthält Ausführungen zum Thema E-Mail-Kommunikation: Es geht dabei um die Vor- und Nachteile der verschiedenen Ansätze zur Archivierung von Emails, die maschinelle Auswertbarkeit, der Umgang mit privaten Emails der Mitarbeiter sowie die Verteilung von Zuständigkeiten für die Archivierung. In den weiteren Kapiteln geht es um die Archivierung von PC-, EDI- und anderen Nachrichtendateien.
Mit Kapitel acht wird die elektronische Archivierung im Umfeld der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) dargestellt. Im Einzelnen werden die maschinelle Auswertung der Daten sowie die Integration selbiger in die Prüfersoftware IDEA dargestellt. Die gesetzlichen sowie die verwaltungsbezogenen Vorgaben werden hierbei erläutert.
Kapitel neun greift das für die Praxis wichtige Thema der Archivierung elektronischer Rechnungen auf. Ein wichtiger Aspekt sind dabei die umsatzsteuergesetzlichen Vorgaben zur elektronischen Fakturierung, zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung sowie zum Aufbewahrungsort. Auch die typischen Stolpersteine in der Praxis werden aufgezeigt.
Kapitel zehn bezieht sich auf die Umsetzung der Archivierung durch Outsourcing von Infrastruktur zur Archivierung. Insbesondere die dabei zu beachtenden datenschutzrechtlichen Anforderungen sowie das sogenannte Cloud Archiving werden hierbei besprochen. Kapitel elf enthält eine kurze Zusammenfassung zu den Ausführungen der vorangegangenen Kapitel sowie einen Ausblick.
In umfangreichen Anhangsangaben werden die folgenden Arbeitshilfen bereitgestellt:
– Rechtliche Grundlagen der Archivierung (Gesetze und BMF-Schreiben)
– Rechtprechung mit GDPdU-Bezug
– Checkliste zum Inhalt einer Verfahrensdokumentation
– Arbeitsanweisungen zur Erstellung einer Dokumentation
– Muster einer Betriebsvereinbarung zum E-Mail-Betrieb
– Hinweise zur Migration eines elektronischen Archivsystems (Projektphasen sowie Inhalte)
– Marktübersicht der Anbieter von Archivierungsprodukten
Empfehlung:
In das Handbuch Steuersicher archivieren sind die praktischen Erfahrungen der erfahrenen Autorenschaft eingeflossen und durch Skizzen, Abbildungen sowie zahlreiche Hinweise untermauert. Es handelt sich um ein praxisbezogenes Werk, das auf sehr anschauliche Weise die relevanten Fragen zur Archivierung beantwortet und somit für steuerliche Berater, Prüfer sowie Verantwortliche in Unternehmen eine gelungene Hilfestellung darstellt.
Steuersicher archivieren
Elektronische Aufbewahrung im Umfeld steuerlicher Anforderungen
Brand, Groß, Geis, Lindgens, Zöller
Softcover, 219 Seiten
2. Auflage, erschienen 2013 im Springer Gabler Verlag, Wiesbaden
ISBN: 978-3-8349-4181-7
